日々の業務で避けて通れない「文章作成」。
請求書の送付やお礼メール、謝罪文、チラシの文案作成など、案外時間がかかっていませんか？

この回では、具体的な活用例や注意点、使いこなしのコツを紹介します。

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🟠 1．メール返信文は「テンプレート化」で時間短縮！AIにおまかせ

こんなメールはAIに頼ろう

• 請求書送付時のお礼メール
• 商品の納品連絡
• クレーム・謝罪の対応メール
• お客様からの問い合わせへの定型回答

具体例：請求書送付メール

「請求書を添付して送るお礼メール文を作成してください」

AIは、丁寧かつビジネスにふさわしい文面を短時間で提案してくれます。 そのまま使うのではなく、自社のトーンや細かい内容に合わせて調整しましょう。

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🔵 2．チラシや説明文の文章もAIにお任せ！わかりやすさ重視の文案作成

どんな依頼ができる？

• 商品・サービスの特徴を伝えて、短くキャッチーな説明文を作成
• キャンペーン告知や期間限定の案内文
• イベントの紹介文や来場促進のメッセージ

具体例：かき氷の夏限定キャンペーン案内

「夏のかき氷キャンペーンを告知する短い案内文を作ってください」

AIは「涼しさ」や「季節感」を意識した文章を複数提示してくれます。 どの案が自分のお店の雰囲気に合うか選び、必要に応じて言い回しを変えてみましょう。

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🟢 3．ExcelやPDF用の案内文も効率的に！用途に合わせた文章生成

具体例

• 請求書の添え状
• 取扱説明書の補足説明
• 会議やイベントの案内文

AIは「用途」と「形式」を指定すれば、それに合わせた適切な文章を作成します。
たとえば、「ビジネス文書風」「カジュアルな案内」などトーンも指示可能です。

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🟡 4．AI文章は「そのまま使わない」ことが成功のコツ！必ず自分の言葉で仕上げよう

AIが提案する文章は便利ですが、使い方次第で印象が大きく変わります。

• 必ず自社や自分の声に合うように言い回しを調整しましょう。
• 事実確認や誤字脱字のチェックは必須。
• 受け手の立場に立って読みやすさやわかりやすさを意識。

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✅まとめ：生成AIを使った文章作成で業務効率アップ！

• テンプレ化でメール作成の時間を短縮
• チラシや案内文は目的に合わせて文章を自動生成
• 用途やトーンを指定して使い分ける
• 必ず自分の言葉で最終調整し、信頼感ある文章に

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📝 次回（第4回）予告

「アイデア出しにも！AIをブレスト相手に使う方法」
AIを味方にして、新商品や販促アイデアの幅を広げるコツを紹介します！